档案盒导读:档案归档就是为了保护有资源价值的文件,档案制作和管理人员要增强档案意识,积极配合档案相关部门及时做好整理和归档的工作。电子文档归档与纸质文档的归档区别很大,今天主要讲到电子档案要怎么进行归档,希望对大家有帮助。
1、方式:电子档案的归档方式有脱机和联机两种,脱机归档是把文档存入设备中向相关部门归档保存;联机归档是通过网络把文档传输到相关部门进行归档保存。
2、时间:归档时间可以分为实时和定期两种,实时归档是在文件刚刚形成就进行归档;定期归档是文件处理结束后归档。
3、要求:必须经过审批签署手续,并且要和相关的纸质文档内容一致;如果采用不是通用的格式制作,要转换成通用格式,方便文件有效的利用,归档后保密管理由相关部门统一管理。如果是通过脱机进行交接的电子文档,移交前要进行检验,确保存载体清洁、无划痕等;归档时交接双方要在移交目录上签名,并各持一份。
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